Administration
Une administration qui est faite – pas seulement prévue.
Butler Office prend en charge le travail de bureau des PME, des particuliers et des associations : de la correspondance au classement numérique, en passant par les justificatifs et les factures. Avec méthode, avec discrétion et de manière à ce que vous gardiez à tout moment la vue d’ensemble.
Situation de départ
Important, mais jamais urgent – jusqu’à ce que cela le devienne.
Le travail administratif a une caractéristique désagréable : il peut être remis à plus tard. Le client, le projet, le quotidien passent avant. La pile grandit donc – des justificatifs qu’il faudrait trier, des offres qui devraient encore partir, des factures pour lesquelles personne n’a envoyé de rappel, un courrier de l’administration qui attend une réponse depuis deux semaines.
Un jour, cela devient un vrai problème : l’argent rentre trop tard, la fiduciaire a besoin de documents qu’il faut d’abord rassembler, et le soir, au lieu de la détente, il reste la mauvaise conscience.
Nous vous déchargeons de ce travail – ponctuellement, pour remettre de l’ordre, ou régulièrement, afin que plus rien ne s’accumule. Vous décidez de ce que vous déléguez et savez à tout moment ce qui est fait.
Prestations
Quatre domaines dans lesquels nous vous déchargeons.
Chaque prestation peut être obtenue séparément. Beaucoup de clientes et de clients commencent par un domaine et délèguent davantage par la suite.
Bureau & correspondance
Nous structurons votre quotidien au bureau : coordonner les rendez-vous, traiter le courrier et les e-mails, rédiger des lettres et des communications, créer des modèles. Nous vous assistons également pour les formulaires et les courriers aux autorités – formulés avec soin et dans les délais.
Préparer les finances
Nous trions et saisissons les justificatifs et préparons les documents de sorte que votre fiduciaire puisse les utiliser sans demandes de précisions. Nous établissons et contrôlons les offres, les factures et les rappels, et gardons un œil sur les encaissements. Cela accélère les rentrées d’argent et réduit la charge de travail lors du bouclement annuel. Nous ne remplaçons pas un conseil fiduciaire, fiscal ou juridique – nous faisons en sorte qu’il puisse travailler efficacement.
Données & classement numérique
Nous transférons le papier et les fichiers dispersés dans un classement numérique à la structure claire et aux noms de fichiers uniformes – dans le cloud ou dans votre système existant. Nous nettoyons et tenons à jour les données clients et les données de base dans Excel ou dans le CRM, afin que vous puissiez vous fier à vos chiffres et à vos adresses.
Assistance de projet & renfort
En cas de manque de personnel, durant les phases intenses ou pour un projet précis, nous venons en renfort : nous tenons des listes et des procès-verbaux, coordonnons les personnes impliquées, préparons les documents et vous libérons l’esprit – pour les PME comme pour les particuliers.
Cas d’application typiques
Quand un soutien en vaut la peine.
Le bouclement annuel approche
Des justificatifs manquent ou sont en désordre. Nous mettons les documents dans une forme que votre fiduciaire peut reprendre directement.
Les factures partent trop tard
Le travail est fait, mais la facturation a du retard. Nous prenons en charge le processus, de l’offre au rappel.
Quelqu’un est absent
Vacances, maladie ou poste vacant : nous assurons l’intérim afin que rien ne reste en attente au bureau.
À la maison, la pile de papiers grandit
Assurances, autorités, contrats : nous créons un ordre dans lequel vous retrouvez tout, et vous aidons pour vos courriers.
Votre avantage
Nous mettons de l’ordre pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.
Vous gagnez du temps pour votre cœur de métier, gardez le contrôle de vos documents et disposez d’une suppléance fiable au bureau. Il va de soi que nous traitons les informations confidentielles avec discrétion.
Lorsque c’est judicieux, nous associons l’administration à notre informatique : par exemple avec un classement bien structuré dans Microsoft 365 ou avec des processus automatisés pour les tâches récurrentes.
- Entretien – Qu’est-ce qui vous pèse, et que souhaitez-vous déléguer ?
- Remise – les accès, les documents et les processus sont clarifiés.
- Exécution – régulièrement ou sur demande, sur place ou à distance.
- Vue d’ensemble – vous voyez à tout moment ce qui est fait et ce qui reste ouvert.
Questions fréquentes
Réponses en bref.
Comment Butler Office peut-il rendre l’organisation de mon bureau plus efficace ?
Nous nous chargeons de structurer votre quotidien au bureau – de la gestion des rendez-vous à l’ensemble de la correspondance. Vous gagnez ainsi du temps pour votre cœur de métier.
Dans quelle mesure nous assistez-vous dans la préparation de la comptabilité ?
Nous structurons la gestion de vos justificatifs et préparons les documents de sorte qu’ils puissent être remis sans lacune à votre fiduciaire. Cela réduit la charge de travail lors du bouclement annuel.
Prenez-vous aussi en charge la facturation ?
Oui. Nous établissons les offres et les factures, gardons un œil sur les encaissements et nous occupons des rappels.
Comment nous aidez-vous pour le classement numérique des documents ?
Nous transférons vos documents dans un classement numérique structuré et utilisons pour cela des solutions cloud ou vos systèmes existants, afin que vous puissiez accéder à vos données en toute sécurité, où que vous soyez.
Peut-on aussi faire appel à Butler Office à court terme ?
Oui. Nous proposons un soutien administratif au moment où vous en avez besoin – en cas de surcharge ou pour accompagner des projets précis.
Que comprend concrètement la gestion des données ?
Nous tenons les données clients et les données de base à jour et sans erreurs : du nettoyage de listes d’adresses dans Excel à la tenue courante de votre système CRM.
Prochaine étape
De quoi aimeriez-vous être débarrassé ?
Racontez-nous quelles tâches vous pèsent. Nous vous répondons personnellement, clarifions l’étendue et vous soumettons une offre adaptée à vos besoins.