Contrat de sous-traitance des données

But du présent document

Lorsque Butler Office traite, dans le cadre d’un mandat, des données personnelles pour un client, Butler Office met à disposition à cet effet le présent contrat de sous-traitance des données. Il devient contraignant lorsqu’il est désigné comme partie intégrante du contrat dans l’offre, la confirmation de mandat ou le descriptif des prestations, ou lorsqu’il est signé par les deux parties. Les indications relatives au mandat concret (annexe 1) sont complétées pour chaque mandat.

Vous obtenez sur demande une version prête à être signée au moyen du formulaire de contact.

1. Parties et bases légales

1.1 Les parties sont le client et l’entreprise individuelle :

1.2 Le présent contrat se fonde sur l’art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et sur l’art. 7 de l’ordonnance sur la protection des données (OPDo). Dans la mesure où le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) est en outre applicable à un traitement, le présent contrat vaut également contrat au sens de l’art. 28 RGPD ; les termes doivent alors être compris en conséquence.

2. Rôles

2.1 Modèle A : le client est responsable du traitement, Butler Office est sous-traitant.

2.2 Modèle B : le client est lui-même sous-traitant pour un tiers, Butler Office est sous-traitant ultérieur. Le client confirme que le responsable du traitement l’a autorisé à faire appel à Butler Office et transmet les instructions de celui-ci à Butler Office.

2.3 Le modèle applicable est consigné dans l’annexe 1. À défaut d’indication, le modèle A s’applique.

3. Objet, durée, nature et finalité

3.1 L’objet est le traitement de données personnelles nécessaire aux prestations convenues dans le contrat principal, par exemple l’exploitation et la maintenance de sites web et de systèmes, l’administration de services cloud, le support, des travaux administratifs ou des travaux de marketing avec des données du client.

3.2 Le contrat s’applique pendant la durée du contrat principal et au-delà, aussi longtemps que Butler Office détient des données personnelles du client.

3.3 La nature et la finalité du traitement, les catégories de données personnelles et de personnes concernées sont décrites dans l’annexe 1.

4. Instructions

4.1 Butler Office ne traite les données personnelles que pour les finalités convenues et selon les instructions documentées du client, jamais pour ses propres finalités. Le contrat principal et le présent contrat valent instruction ; les autres instructions sont données sous forme de texte.

4.2 Si Butler Office considère qu’une instruction est illicite, Butler Office le communique au client et peut en suspendre l’exécution jusqu’à clarification.

4.3 Le client reste responsable de la licéité du traitement et de l’information des personnes concernées.

5. Confidentialité

5.1 Butler Office traite les données personnelles de manière confidentielle. Seules y ont accès les personnes qui en ont besoin pour le mandat et qui sont tenues à la confidentialité. Cette obligation subsiste au-delà de la fin du contrat.

6. Sécurité des données

6.1 Butler Office assure une sécurité des données adéquate par rapport au risque selon l’art. 8 LPD et les art. 1 à 6 OPDo. Les mesures sont décrites dans l’annexe 3. Des mesures spécifiques au mandat peuvent être ajoutées dans le descriptif des prestations.

6.2 Butler Office peut faire évoluer les mesures tant que le niveau de protection ne diminue pas.

7. Sous-traitants ultérieurs

7.1 Le client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs mentionnés dans l’annexe 2.

7.2 Si Butler Office entend faire appel à d’autres sous-traitants ultérieurs ou remplacer des sous-traitants ultérieurs existants, Butler Office en informe le client au préalable sous forme de texte. Le client peut s’y opposer dans les 14 jours civils à compter de l’information pour des motifs de protection des données objectivement fondés. Si les parties ne trouvent pas de solution, le client peut résilier la prestation concernée.

7.3 Spécialistes auxquels il est fait appel : si Butler Office fait appel, pour un mandat, à un spécialiste externe qui obtient un accès à des données personnelles du client, celui-ci est habilité pour ce mandat dans l’annexe 1 ou dans le descriptif des prestations. La finalité, l’étendue, les catégories de données, le type d’accès et la durée y sont consignés. Sans accès à des données personnelles, il n’y a pas de sous-traitance ultérieure.

7.4 Butler Office impose contractuellement aux sous-traitants ultérieurs des obligations correspondant au présent contrat et reste responsable de leur respect à l’égard du client.

7.5 Les services que le client acquiert lui-même auprès d’un fournisseur (par exemple Microsoft 365 dans son propre locataire [tenant]) ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de Butler Office. Le contrat du client avec le fournisseur s’y applique.

8. Traitement à l’étranger

8.1 Butler Office traite les données personnelles en Suisse et dans des États pour lesquels le Conseil fédéral a constaté un niveau de protection des données adéquat (annexe 1 OPDo). L’annexe 2 indique les sites des sous-traitants ultérieurs.

8.2 Un traitement dans d’autres États n’a lieu qu’après information préalable du client et uniquement avec des garanties selon l’art. 16 al. 2 LPD, par exemple des clauses type de protection des données reconnues par le PFPDT.

9. Droits des personnes concernées

9.1 Si une personne concernée adresse une demande (par exemple renseignements, rectification, effacement, remise de données) à Butler Office, Butler Office la transmet sans retard au client et n’y répond pas elle-même.

9.2 Butler Office assiste le client, dans la mesure de ce qui est raisonnablement exigible, dans le traitement de telles demandes.

10. Violations de la sécurité des données

10.1 Butler Office annonce au client dans les meilleurs délais toute violation de la sécurité des données qui concerne ses données personnelles (art. 24 al. 3 LPD).

10.2 L’annonce indique, pour autant qu’ils soient connus, la nature de la violation, les données et les personnes concernées, les conséquences probables ainsi que les mesures prises et prévues. Les indications manquantes sont fournies ultérieurement.

10.3 Butler Office assiste le client dans ses obligations d’annonce et prend les mesures raisonnablement exigibles pour remédier à la violation et en atténuer les conséquences.

11. Autre assistance

11.1 Sur demande, Butler Office assiste le client, avec les informations disponibles, pour les analyses d’impact relatives à la protection des données personnelles, pour le registre des activités de traitement et pour les demandes d’autorités de surveillance.

11.2 L’assistance qui va au-delà des obligations de collaboration d’un sous-traitant est facturée aux tarifs convenus après avoir été annoncée au préalable.

12. Justificatifs et contrôles

12.1 Sur demande, Butler Office met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat.

12.2 Si ces informations ne suffisent pas pour des raisons objectives, le client peut contrôler le respect du contrat lui-même ou par l’intermédiaire d’une personne chargée du contrôle tenue à la confidentialité, après s’être annoncé au préalable, aux heures de bureau usuelles et en préservant la confidentialité à l’égard des autres clients. Le client supporte ses propres coûts ; il rémunère le travail de Butler Office dans la mesure où le contrôle ne révèle aucune violation essentielle.

12.3 Pour les centres de données des sous-traitants ultérieurs, les justificatifs et les droits de contrôle de ceux-ci s’appliquent.

13. Restitution et effacement

13.1 À la fin du contrat, Butler Office restitue les données personnelles ou les efface, au choix du client. À défaut d’instruction, Butler Office remet les données dans le cadre de la remise et efface ensuite les données restantes.

13.2 Les copies contenues dans des sauvegardes de données sont effacées à l’expiration de la sauvegarde concernée et ne sont plus traitées activement jusque-là. Les obligations légales de conservation demeurent réservées.

13.3 Sur demande, Butler Office confirme l’effacement sous forme de texte.

14. Responsabilité, ordre de priorité et dispositions finales

14.1 La responsabilité est régie par le contrat principal et les CG.

14.2 Pour les questions relatives au traitement de données personnelles pour le compte du client, le présent contrat l’emporte sur le contrat principal et sur les CG.

14.3 Les modifications interviennent sous forme de texte. Le droit applicable et le for sont régis par le contrat principal.

Annexe 1 : indications relatives au mandat

L’annexe 1 est complétée pour chaque mandat, en règle générale en tant que partie du descriptif des prestations :

• Mandat et contrat principal
• Rôle : modèle A ou modèle B
• Nature et finalité du traitement
• Catégories de données personnelles ; données sensibles oui ou non
• Catégories de personnes concernées
• Systèmes et lieux d’enregistrement concernés
• Sous-traitants ultérieurs et spécialistes auxquels il est fait appel habilités pour ce mandat – chacun avec la finalité, l’étendue, les catégories de données, le type d’accès et la durée
• Durée ainsi que délais de restitution et d’effacement
• Personnes de contact pour les instructions et pour les annonces

Annexe 2 : sous-traitants ultérieurs

L’annexe 1 mentionne les autres sous-traitants ultérieurs auxquels il n’est fait appel que pour un mandat déterminé.

Annexe 3 : mesures techniques et organisationnelles (MTO)

La présente version destinée aux clients décrit les mesures de Butler Office sous une forme générale. Les détails pertinents pour la sécurité ne sont pas publiés. Pour les centres de données, les mesures des fournisseurs mentionnés dans l’annexe 2 s’appliquent en sus. Le descriptif des prestations consigne les mesures spécifiques au mandat.

1. Accès physique

Les serveurs que Butler Office utilise pour des prestations d’hébergement se trouvent dans des centres de données des fournisseurs mentionnés dans l’annexe 2 ; l’accès physique est régi par leurs mesures.

2. Accès aux systèmes

L’administration des serveurs s’effectue au moyen de connexions chiffrées avec authentification par clé. Les interfaces d’administration ne sont accessibles qu’au moyen de connexions chiffrées. Les tentatives de connexion aux sites web sont limitées et journalisées. Les environnements de test et de staging sont sécurisés par une protection d’accès supplémentaire.

3. Accès aux données

Les comptes administratifs sont limités au nécessaire. La modification de fichiers de programme au moyen de l’interface d’administration des sites web est désactivée. Les accès aux systèmes des clients sont accordés pour le mandat concerné.

4. Séparation

Les environnements de production et de staging sont des installations séparées avec des bases de données séparées. Les modifications sont d’abord vérifiées dans l’environnement de staging.

5. Transmission

Les sites web sont délivrés exclusivement sous forme chiffrée (TLS). L’envoi d’e-mails par les sites web et la transmission de fichiers vers les serveurs s’effectuent au moyen de connexions chiffrées.

6. Disponibilité

Les modifications apportées aux sites web sont déployées sous forme de releases versionnées qui peuvent être ramenées à l’état précédent. Pour la disponibilité des centres de données, les mesures des fournisseurs s’appliquent ; des disponibilités garanties n’existent que si elles ont été convenues.

7. Restauration

Avant toute modification de contenus et de bases de données, une sauvegarde de la base de données et un instantané des contenus avec sommes de contrôle sont créés ; la restauration est vérifiée par un essai à blanc avant la modification.

8. Journalisation

Les accès aux serveurs et les connexions échouées sont journalisés. Les modifications effectuées par les outils de déploiement sont consignées avec le moment et le résultat ; le code source est versionné.

9. Gestion des correctifs et des mises à jour

Les mises à jour de sécurité du système de gestion de contenu utilisé sont installées automatiquement. Les mises à jour des extensions sont effectuées manuellement et d’abord dans l’environnement de staging.

10. Sauvegarde

Les sauvegardes de données pour les systèmes des clients sont convenues pour chaque mandat (étendue, fréquence, conservation). À défaut de convention, il n’existe aucun droit à une sauvegarde des données par Butler Office.

11. Incidents de sécurité

Les incidents de sécurité sont évalués et documentés par le titulaire. Les clients concernés sont informés conformément au chiffre 10 du présent contrat.

12. Spécialistes auxquels il est fait appel

Les spécialistes externes travaillent pour le compte et selon les instructions de Butler Office sur l’infrastructure de Butler Office. Ils n’obtiennent un accès à des données personnelles d’un client que si le mandat concret l’exige et s’ils sont habilités à cet effet (chiffre 7.3).

13. Staging et données de test

Les environnements de staging sont protégés par un contrôle d’accès et exclus des moteurs de recherche.

14. Gestion de la protection des données

Le titulaire est responsable de la protection des données. Un contrat de sous-traitance existe avec l’hébergeur. Les mesures sont réexaminées et adaptées en cas de modifications essentielles.