Amministrazione
Un’amministrazione sbrigata – non solo pianificata.
Butler Office si fa carico del lavoro d’ufficio per PMI, privati e associazioni: dalla corrispondenza a giustificativi e fatture, fino all’archivio digitale. In modo strutturato, discreto e tale da permettervi di mantenere sempre la visione d’insieme.
Situazione di partenza
Importante, ma mai urgente – finché non diventa urgente.
Il lavoro amministrativo ha una caratteristica sgradevole: si può rimandare. Il cliente, il progetto, il quotidiano hanno la precedenza. E così la pila cresce – giustificativi che andrebbero ordinati, offerte che dovrebbero ancora partire, fatture che nessuno ha sollecitato, una lettera dell’ufficio pubblico che aspetta risposta da due settimane.
Prima o poi diventa un problema vero: il denaro entra troppo tardi, il fiduciario ha bisogno di documenti che vanno prima cercati, e la sera, al posto del meritato riposo, resta la cattiva coscienza.
Vi togliamo questo lavoro – una tantum, per fare ordine, o con regolarità, affinché non si accumuli più nulla. Siete voi a stabilire che cosa delegare, e sapete in ogni momento che cosa è stato sbrigato.
Servizi
Quattro ambiti in cui vi alleggeriamo.
Ogni servizio si può richiedere singolarmente. Molti clienti iniziano con un ambito e in seguito delegano di più.
Ufficio & corrispondenza
Strutturiamo il vostro quotidiano d’ufficio: coordinare gli appuntamenti, evadere posta ed e-mail, redigere lettere e comunicazioni, creare modelli. Vi sosteniamo anche con i moduli e le lettere alle autorità – formulati con cura e nel rispetto dei termini.
Preparare le finanze
Ordiniamo e registriamo i giustificativi e prepariamo i documenti in modo che il vostro fiduciario possa lavorarci senza dover chiedere chiarimenti. Allestiamo e controlliamo offerte, fatture e solleciti e teniamo d’occhio i pagamenti in entrata. Questo accelera il flusso di denaro e riduce l’onere per la chiusura annuale. Non sostituiamo una consulenza fiduciaria, fiscale o legale – facciamo in modo che possa lavorare in modo efficiente.
Dati & archivio digitale
Trasferiamo carta e file sparsi in un archivio digitale con una struttura chiara e nomi di file uniformi – nel cloud o nel vostro sistema esistente. Ripuliamo e curiamo i dati dei clienti e i dati di base in Excel o nel CRM, affinché possiate fare affidamento sulle vostre cifre e sui vostri indirizzi.
Assistenza di progetto & sostegno
In caso di carenze di personale, nelle fasi intense o per un progetto specifico interveniamo noi: teniamo liste e verbali, coordiniamo le persone coinvolte, prepariamo i documenti e vi copriamo le spalle – per le PMI come per i privati.
Casi d’impiego tipici
Quando un sostegno conviene.
Si avvicina la chiusura annuale
I giustificativi mancano o sono in disordine. Portiamo i documenti in una forma che il vostro fiduciario può riprendere direttamente.
Le fatture partono troppo tardi
Il lavoro è fatto, ma la fatturazione è in ritardo. Ci occupiamo del processo dall’offerta al sollecito.
Qualcuno è assente
Vacanze, malattia o un posto vacante: facciamo da ponte, affinché in ufficio nulla resti in sospeso.
In privato la montagna di carta cresce
Assicurazioni, autorità, contratti: creiamo un ordine in cui ritrovate tutto e vi aiutiamo con le lettere.
Il vostro vantaggio
Facciamo ordine, affinché possiate concentrarvi sull’essenziale.
Guadagnate tempo per la vostra attività principale, mantenete il controllo sui vostri documenti e avete una supplenza affidabile in ufficio. Trattiamo naturalmente con discrezione le informazioni confidenziali.
Dove è sensato, colleghiamo l’amministrazione alla nostra informatica: ad esempio con un archivio ben strutturato in Microsoft 365 o con processi automatizzati per i compiti ricorrenti.
- Colloquio – Che cosa vi pesa, e che cosa desiderate delegare?
- Consegna – si chiariscono accessi, documenti e processi.
- Esecuzione – con regolarità o su chiamata, sul posto o in digitale.
- Visione d’insieme – vedete in ogni momento che cosa è sbrigato e che cosa è in sospeso.
Domande frequenti
Risposte in breve.
In che modo Butler Office può rendere più efficiente l’organizzazione del mio ufficio?
Ci occupiamo di strutturare il vostro quotidiano d’ufficio – dalla gestione degli appuntamenti all’intera corrispondenza. Così guadagnate tempo per la vostra attività principale.
In che misura ci sostenete nella preparazione della contabilità?
Strutturiamo la gestione dei vostri giustificativi e prepariamo i documenti in modo che possano essere consegnati senza lacune al vostro fiduciario. Questo riduce l’onere per la chiusura annuale.
Vi occupate anche della fatturazione?
Sì. Allestiamo offerte e fatture, teniamo d’occhio i pagamenti in entrata e ci occupiamo dei solleciti.
Come ci sostenete nell’archiviazione digitale dei documenti?
Trasferiamo i vostri documenti in un archivio digitale strutturato e utilizziamo a tal fine soluzioni cloud o i vostri sistemi esistenti, affinché possiate accedere ai vostri dati in modo sicuro da qualsiasi luogo.
Si può ingaggiare Butler Office anche con breve preavviso?
Sì. Offriamo sostegno amministrativo quando ne avete bisogno – nei momenti di sovraccarico o per accompagnare singoli progetti.
Che cosa comprende concretamente la cura dei dati?
Manteniamo aggiornati e privi di errori i dati dei clienti e i dati di base: dalla ripulitura degli elenchi di indirizzi in Excel alla cura corrente del vostro sistema CRM.
Prossimo passo
Che cosa vorreste togliervi dalla scrivania?
Raccontateci quali compiti vi pesano. Vi ricontattiamo personalmente, chiariamo la portata e vi sottoponiamo un’offerta adatta al vostro fabbisogno.