Accordo sul trattamento dei dati su incarico

Scopo del presente documento

Se nell’ambito di un incarico Butler Office tratta dati personali per un cliente, Butler Office mette a disposizione a tal fine il presente accordo sul trattamento dei dati su incarico (ATD). Esso diventa vincolante quando è designato quale parte integrante del contratto nell’offerta, nella conferma dell’incarico o nella descrizione delle prestazioni oppure quando è firmato da entrambe le parti. Le indicazioni relative all’incarico concreto (allegato 1) vengono compilate per ogni incarico.

Una versione pronta per la firma è disponibile su richiesta tramite il modulo di contatto.

1. Parti e basi legali

1.1 Le parti sono il cliente e la ditta individuale:

1.2 Il presente accordo si fonda sull’art. 9 della legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e sull’art. 7 dell’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa). Nella misura in cui a un trattamento è inoltre applicabile il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea (RGPD), il presente accordo vale anche quale contratto secondo l’art. 28 RGPD; i termini vanno allora intesi di conseguenza.

2. Ruoli

2.1 Modello A: il cliente è titolare del trattamento, Butler Office è responsabile del trattamento.

2.2 Modello B: il cliente è egli stesso responsabile del trattamento per un terzo, Butler Office è sub-responsabile del trattamento. Il cliente conferma che il titolare del trattamento gli ha autorizzato il ricorso a Butler Office e trasmette a Butler Office le istruzioni di quest’ultimo.

2.3 Il modello applicabile è stabilito nell’allegato 1. In mancanza di indicazione si applica il modello A.

3. Oggetto, durata, natura e scopo

3.1 L’oggetto è il trattamento di dati personali necessario per le prestazioni convenute nel contratto principale, ad esempio esercizio e manutenzione di siti web e sistemi, amministrazione di servizi cloud, supporto, lavori amministrativi o lavori di marketing con dati dei clienti.

3.2 L’accordo vale per la durata del contratto principale e oltre, finché Butler Office è in possesso di dati personali del cliente.

3.3 La natura e lo scopo del trattamento, le categorie dei dati personali e delle persone interessate sono descritti nell’allegato 1.

4. Istruzioni

4.1 Butler Office tratta i dati personali soltanto per gli scopi convenuti e secondo le istruzioni documentate del cliente, mai per scopi propri. Il contratto principale e il presente accordo valgono quali istruzioni; ulteriori istruzioni sono impartite in forma testuale.

4.2 Se Butler Office ritiene che un’istruzione sia illecita, lo comunica al cliente e può sospenderne l’esecuzione fino al chiarimento.

4.3 Il cliente resta responsabile della liceità del trattamento e dell’informazione delle persone interessate.

5. Confidenzialità

5.1 Butler Office tratta i dati personali in modo confidenziale. Vi hanno accesso soltanto le persone che ne hanno bisogno per l’incarico e che sono tenute alla confidenzialità. L’obbligo vale anche oltre la fine del contratto.

6. Sicurezza dei dati

6.1 Butler Office garantisce una sicurezza dei dati adeguata al rischio secondo l’art. 8 LPD e gli art. 1–6 OPDa. Le misure sono descritte nell’allegato 3. Misure specifiche per l’incarico possono essere aggiunte nella descrizione delle prestazioni.

6.2 Butler Office può sviluppare ulteriormente le misure, purché il livello di protezione non diminuisca.

7. Sub-responsabili del trattamento

7.1 Il cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili del trattamento indicati nell’allegato 2.

7.2 Se Butler Office intende far capo a ulteriori sub-responsabili del trattamento o sostituire quelli esistenti, ne informa preventivamente il cliente in forma testuale. Il cliente può opporsi entro 14 giorni civili dall’informazione per motivi di protezione dei dati oggettivamente fondati. Se le parti non trovano una soluzione, il cliente può disdire la prestazione interessata.

7.3 Specialisti a cui si fa capo: se per un incarico Butler Office fa capo a uno specialista esterno che ottiene accesso a dati personali del cliente, questi viene abilitato per tale incarico nell’allegato 1 o nella descrizione delle prestazioni. Vengono in tal caso stabiliti scopo, estensione, categorie di dati, tipo di accesso e durata. Senza accesso a dati personali non sussiste alcun subincarico.

7.4 Butler Office impone contrattualmente ai sub-responsabili del trattamento obblighi corrispondenti al presente accordo e resta responsabile del loro rispetto nei confronti del cliente.

7.5 I servizi che il cliente acquista egli stesso presso un fornitore (ad esempio Microsoft 365 nel proprio tenant) non sono sub-responsabili del trattamento di Butler Office. Ad essi si applica il contratto del cliente con il fornitore.

8. Trattamento all’estero

8.1 Butler Office tratta i dati personali in Svizzera e negli Stati per i quali il Consiglio federale ha constatato una protezione dei dati adeguata (allegato 1 OPDa). Le ubicazioni dei sub-responsabili del trattamento sono indicate nell’allegato 2.

8.2 Un trattamento in altri Stati avviene soltanto previa informazione del cliente e soltanto con garanzie secondo l’art. 16 cpv. 2 LPD, ad esempio con clausole tipo di protezione dei dati riconosciute dall’IFPDT.

9. Diritti delle persone interessate

9.1 Se una persona interessata si rivolge a Butler Office con una richiesta (ad esempio informazioni, rettifica, cancellazione, consegna dei dati), Butler Office la inoltra senza indugio al cliente e non vi risponde direttamente.

9.2 Butler Office sostiene il cliente, nei limiti di quanto ragionevolmente esigibile, nell’adempimento di tali richieste.

10. Violazioni della sicurezza dei dati

10.1 Butler Office notifica quanto prima al cliente ogni violazione della sicurezza dei dati che concerne i suoi dati personali (art. 24 cpv. 3 LPD).

10.2 La notifica indica, per quanto noti, il tipo di violazione, i dati e le persone interessati, le conseguenze prevedibili nonché le misure adottate e previste. Le indicazioni mancanti vengono fornite successivamente.

10.3 Butler Office sostiene il cliente nei suoi obblighi di notifica e adotta le misure ragionevolmente esigibili per porre rimedio alla violazione e attenuarne le conseguenze.

11. Ulteriore supporto

11.1 Su richiesta Butler Office sostiene il cliente, con le informazioni disponibili, nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati, nel registro delle attività di trattamento e nelle richieste delle autorità di vigilanza.

11.2 Il supporto che va oltre gli obblighi di collaborazione di un responsabile del trattamento è fatturato alle tariffe convenute, previo annuncio.

12. Prove e controlli

12.1 Su richiesta Butler Office mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie per comprovare il rispetto del presente accordo.

12.2 Se per motivi oggettivi tali informazioni non sono sufficienti, il cliente può controllarne il rispetto egli stesso o tramite una persona incaricata della verifica e tenuta alla confidenzialità, previo preavviso, durante i consueti orari d’ufficio e salvaguardando la confidenzialità nei confronti degli altri clienti. Il cliente sopporta i propri costi; retribuisce l’onere di Butler Office nella misura in cui il controllo non rileva violazioni essenziali.

12.3 Per i centri di calcolo dei sub-responsabili del trattamento si applicano le loro prove e i loro diritti di controllo.

13. Restituzione e cancellazione

13.1 Alla fine del contratto Butler Office, a scelta del cliente, restituisce i dati personali o li cancella. In mancanza di istruzioni Butler Office consegna i dati nell’ambito della consegna e cancella in seguito i dati rimasti.

13.2 Le copie contenute nei salvataggi dei dati vengono cancellate alla scadenza del rispettivo salvataggio e fino ad allora non vengono più trattate attivamente. Sono fatti salvi gli obblighi legali di conservazione.

13.3 Su richiesta Butler Office conferma la cancellazione in forma testuale.

14. Responsabilità, ordine di priorità e disposizioni finali

14.1 Per la responsabilità si applica il contratto principale con le CG.

14.2 Nelle questioni relative al trattamento di dati personali su incarico, il presente accordo prevale sul contratto principale e sulle CG.

14.3 Le modifiche avvengono in forma testuale. Il diritto applicabile e il foro sono retti dal contratto principale.

Allegato 1: Indicazioni relative all’incarico

L’allegato 1 viene compilato per ogni incarico, di regola quale parte della descrizione delle prestazioni:

• Incarico e contratto principale
• Ruolo: modello A o modello B
• Natura e scopo del trattamento
• Categorie di dati personali; dati personali degni di particolare protezione sì o no
• Categorie di persone interessate
• Sistemi e luoghi di memorizzazione interessati
• Sub-responsabili del trattamento abilitati per questo incarico e specialisti a cui si fa capo – ciascuno con scopo, estensione, categorie di dati, tipo di accesso e durata
• Durata nonché termini di restituzione e di cancellazione
• Persone di riferimento per le istruzioni e per le notifiche

Allegato 2: Sub-responsabili del trattamento

Ulteriori sub-responsabili del trattamento impiegati soltanto per un determinato incarico sono indicati nell’allegato 1.

Allegato 3: Misure tecniche e organizzative (MTO)

La presente versione per i clienti descrive le misure di Butler Office in forma generale. I dettagli rilevanti per la sicurezza non vengono pubblicati. Per i centri di calcolo si applicano inoltre le misure dei fornitori indicati nell’allegato 2. Le misure specifiche per l’incarico sono stabilite nella descrizione delle prestazioni.

1. Accesso fisico

I server che Butler Office impiega per le prestazioni di hosting si trovano in centri di calcolo dei fornitori indicati nell’allegato 2; l’accesso fisico è retto dalle loro misure.

2. Accesso ai sistemi

L’amministrazione dei server avviene tramite connessioni cifrate con autenticazione basata su chiavi. Le interfacce di amministrazione sono raggiungibili soltanto tramite connessioni cifrate. I tentativi di accesso ai siti web vengono limitati e registrati. Gli ambienti di test e di staging sono protetti da una protezione di accesso supplementare.

3. Accesso ai dati

Gli account amministrativi sono limitati al necessario. La modifica di file di programma tramite l’interfaccia di amministrazione dei siti web è disattivata. Gli accessi ai sistemi dei clienti vengono concessi per il rispettivo incarico.

4. Separazione

Gli ambienti di produzione e di staging sono installazioni separate con banche dati separate. Le modifiche vengono dapprima verificate nell’ambiente di staging.

5. Trasmissione

I siti web vengono forniti esclusivamente in forma cifrata (TLS). L’invio di e-mail dai siti web e la trasmissione di file ai server avvengono tramite connessioni cifrate.

6. Disponibilità

Le modifiche ai siti web vengono distribuite come release versionate che possono essere riportate allo stato precedente. Per la disponibilità dei centri di calcolo si applicano le misure dei fornitori; disponibilità garantite sussistono soltanto se sono state convenute.

7. Ripristino

Prima di modifiche a contenuti e banche dati vengono creati un salvataggio della banca dati e uno snapshot dei contenuti con somme di controllo; il ripristino viene verificato con una prova prima della modifica.

8. Registrazione

Gli accessi ai server e i tentativi di accesso falliti vengono registrati. Le modifiche effettuate dagli strumenti di distribuzione vengono registrate con momento e risultato; il codice sorgente è versionato.

9. Gestione di patch e aggiornamenti

Gli aggiornamenti di sicurezza del sistema di gestione dei contenuti impiegato vengono installati automaticamente. Gli aggiornamenti delle estensioni vengono eseguiti manualmente e dapprima nell’ambiente di staging.

10. Backup

I salvataggi dei dati per i sistemi dei clienti vengono convenuti per ogni incarico (estensione, frequenza, conservazione). In mancanza di accordo non sussiste alcun diritto a un salvataggio dei dati da parte di Butler Office.

11. Incidenti di sicurezza

Gli incidenti di sicurezza vengono valutati e documentati dal titolare della ditta. I clienti interessati vengono informati secondo la cifra 10 del presente accordo.

12. Specialisti a cui si fa capo

Gli specialisti esterni lavorano su incarico e secondo le istruzioni di Butler Office sull’infrastruttura di Butler Office. Ottengono accesso ai dati personali di un cliente soltanto se l’incarico concreto lo richiede e se sono abilitati a tal fine (cifra 7.3).

13. Staging e dati di test

Gli ambienti di staging sono protetti da accesso ed esclusi dai motori di ricerca.

14. Gestione della protezione dei dati

Il titolare della ditta è responsabile della protezione dei dati. Con il fornitore di hosting sussiste un contratto sul trattamento dei dati su incarico. Le misure vengono riesaminate e adeguate in caso di modifiche essenziali.